FAQ fatturazione elettronica

Il 1° gennaio si avvicina insieme all'obbligo di emissione di fatture elettroniche. In questa news vogliamo ricapitolare i passaggi più importanti rispondendo alle domande frequenti che riceviamo dagli amministratori di WHMCS.

Nei prossimi giorni continueremo ad aggiornare la news inserendo altre FAQ. Dal momento che alcune domande sono tra loro collegate, raccomandiamo di leggere il tutto dall'inizio. Per questioni di praticità tutti i link si aprono in una nuova pagina.

Posso generare fatture elettroniche in WHMCS?

Per chi ancora non lo sapesse il nostro modulo Billing Extension rende possibile l'emissione automatica delle fatture elettroniche in WHMCS. Nella documentazione abbiamo descritto dettagliatamente ogni aspetto. Precisiamo che la nostra soluzione è estremamente flessibile e può adattarsi ad ogni esigenza. Se hai dei dubbi o domande da porre, ti invitiamo a leggere la documentazione prima di metterti in contatto con noi.

È possibile provare il modulo prima di acquistarlo?

Puoi richiedere gratuitamente una Live Demo. Non c'è bisogno di scaricare, installare o configurare nulla. Una volta inviata la richiesta per la demo, nel giro di pochi secondi potrai accedere ad un WHMCS completo già configurato per la fatturazione elettronica e popolato di clienti e fatture per iniziare subito a fare le prove. In qualsiasi momento potrai anche simulare il cron giornaliero di WHMCS e reinstallare il tutto da zero.

Cosa accadrà il 1° gennaio?

In questi lunghi mesi dedicati allo studio della fatturazione elettronica ci siamo confrontati con altri sviluppatori, commercialisti ed intermediari. Nessuno sa esattamente cosa accadrà il 1° gennaio. Ricordiamo tuttavia che in passato, contestualmente al lancio di nuovi servizi come questo della fatturazione elettronica, l'Agenzia delle Entrate ha avuto problemi di sovraccarico dei server. Alla luce di questo un avvio a singhiozzo è ipotizzabile.

C'è ancora del tempo per mettersi in regola?

Per venire incontro alle aziende nonché scongiurare eventuali problemi nella fase di lancio della fatturazione elettronica, nel decreto fiscale è stato previsto un periodo di tolleranza entro il quale il mancato invio degli XML non comporta sanzioni o sanzioni ridotte dipendentemente dalla periodicità della liquidazione IVA:

• Mensile: limite 16 febbraio 2019
  
• Trimestrale: limite 16 maggio 2019
• Annuale: limite 30 giugno 2019
  

Entro tali limiti non sono previste sanzioni mentre all'infuori di esse e fino al 30 settembre 2019 si applicano sanzioni ridotte dell'80% quando la fattura emessa tardivamente partecipa alla liquidazione periodica del mese o trimestre successivo.

Cosa devo fare con le fatture elettroniche generate dal modulo?

Bisogna trasmetterle all'Agenzia delle Entrate utilizzando un intermediario. Ce ne sono sia di gratuiti che a pagamento ed ogni azienda può decidere liberamente quale utilizzare tenendo però conto di alcuni requisiti meglio descritti nelle domande successive. Con un panorama così ampio di scelta non possiamo dare istruzioni passo passo. Ogni intermediario ha infatti una piattaforma diversa. Possiamo però dare delle indicazioni di carattere generale.

Se utilizzi un intermediario che prevede la possibilità di automatizzare l'importazione degli XML, dovrai necessariamente occuparti dell'integrazione. Al contrario puoi utilizzare l'importazione manuale che consiste nel caricare gli XML nella piattaforma intermediaria da un semplice uploader. Gli XML possono essere inseriti in archivi compressi ed inviati anche centinaia alla volta. Ti ricordiamo a tal fine che è possibile inviare gli XML fino ad un massimo di 10 giorni dopo la data della loro emissione. Non c'è quindi bisogno di inviarli ogni giorno.

È possibile automatizzare la trasmissione delle fatture?

Certamente. Se utilizzi Fattura Elettronica Sicura tutto il processo di elaborazione e trasmissione delle fatture elettroniche è automatico al 100%. Billing Extension è già integrato con questo intermediario e non dovrai occuparti di nulla.

Cosa devo considerare nella scelta dell'intermediario?

È essenziale che l'intermediario supporti l'importazione degli XML generati da altri software.

A titolo puramente esemplificativo soluzioni come FattureInCloud o Fattura24 non sono compatibili. Stando a quanto segnalano gli utenti, non è nemmeno previsto che questa possibilità sia introdotta in futuro. Soluzioni del genere sono indicate per chi non ha un gestionale come WHMCS oppure per chi vuole integrarsi con loro mediante WebService importando anche le anagrafiche ed i prodotti di WHMCS.

Quali dati devo richiedere ai clienti?

Dipende dalla forma giuridica di ogni cliente ma tendenzialmente non cambierà niente. I dati obbligatori per l'emissione della fattura elettronica sono gli stessi della cartacea. Nel caso di ditte individuali, professionisti, aziende, associazioni e la pubblica amministrazione, dovrai richiedere opzionalmente il Codice Destinatario. Una volta installato il modulo potrai predisporre il tutto in meno di due minuti.

Chi stabilisce la forma giuridica dei clienti?

Non è una cosa di cui devi occuparti personalmente. Nel modulo abbiamo inserito la funzione Profilazione Assistita che permette ai clienti di qualificarsi con la propria forma giuridica. Dipendentemente da essa al cliente sarà richiesto di fornire o meno determinati dati.

Se un cliente non indica la forma giuridica cosa accade?

In questo caso il modulo profilerà automaticamente il cliente in base ai dati a disposizione. Ad esempio un cliente con codice fiscale personale, la partita IVA ed il company name sarà profilato come ditta individuale. Uno con il codice iPA come pubblica amministrazione e via discorrendo.

Come viene profilato un cliente con dati mancanti o errati?

In questo caso vale la logica del fallback. Ad esempio una ditta individuale che non ha fornito la proprira partita IVA sarà considerata come un privato. Il principio alla base è che è una responsabilità del cliente quella di assicurarsi che i dati di fatturazione forniti siano corretti. Come fornitore non è un tuo compito vagliare i dati inseriti né tantomeno è possibile bloccare la contabilità in attesa che il cliente fornisca i dati corretti.

Il modulo si occupa della scissione dei pagamenti?

Il modulo ha tutto l'occorrente per effettuare una corretta fatturazione. Oltre alla scissione dei pagamenti o split payment, troverai anche il VIES, MOSS, la differenza tra operazioni intra/extra comunitarie, esenzione IVA, note di credito e molto altro ancora.

Il modulo gestisce gli scarti dall'Agenzia delle Entrate?

Lo scarto di una fattura può avvenire per decine di motivi diversi che riguardano il file, il contenuto e la validità. Nel modulo abbiamo riprodotto i controlli effettuati dall'Agenzia quanto a file e contenuto al fine di interrompere sul nascere la creazione di una fattura che verrebbe sicuramente scartata. Proprio come farebbe l'Agenzia, il modulo fornisce anche spiegazioni sia nella vista fattura (anteprima) che nel Centro Notifiche.

Grazie a questo sistema il numero di scarti da gestire è limitato alle sole fatture che non superano i controlli di validità nell'anagrafe tributaria che purtroppo non possiamo riprodurre. Quando si verifica uno scarto, se utilizzi Fattura Elettronica Sicura ne avrai visione direttamente in WHMCS. In ogni caso potrai cancellare l'XML della fattura scartata, correggere l'errore e rigenerare un nuovo XML in un click.

Cosa accade alle fatture emesse prima del 1° gennaio 2019?

Il modulo ha un'opzione che permette di stabilire a partire da quale data si vogliono generare le fatture elettroniche. In tal senso l'opzione più ovvia è quella di impostare la data all'inizio dell'anno. In questo modo tutte le fatture emesse negli anni precedenti non saranno considerate.

Che fine faranno i PDF delle fatture di WHMCS?

Non cambierà nulla. Dovrai continuare ad emettere fatture cartacee in PDF in quanto per i clienti esteri il PDF resta ancora l'unico documento valido ai fini fiscali. Per gli italiani il PDF non avrà più alcun valore se non come semplice ricevuta.